Déclaration de confidentialité 

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 01.04.2021

Chez Arvesta Belgium, divisie Hermoo, nous accordons beaucoup d’importance au respect et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer, en tant que client (potentiel), fournisseur et visiteur de ce site web, de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de ce que nous faisons de vos données.

​1​ Qui est le responsable du traitement ?

Arvesta Belgium BV, dont le numéro d’entreprise est le 734.562.390 et dont le siège social est établi à 3012 Wilsele (Leuven), Aarschotsesteenweg 84 est le responsable du traitement pour les opérations de traitement qu’elle effectue avec les données de ses clients existants ou potentiels, de ses fournisseurs, des visiteurs du site web, etc. Elle sera dénommée ci-après le « responsable du traitement ».

Au sein du groupe d’entreprises dont fait partie le responsable du traitement, un délégué à la protection des données a été désigné pour contrôler la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter cette personne via privacy@arvesta.eu.

​2​ Quelles données collectons-nous à votre sujet en tant que client ?

Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons les données suivantes: nom, adresse, adresses de livraison, numéro de TVA, numéro d'entreprise, téléphone portable et / ou numéro de téléphone, adresse e-mail, langue, profession, numéro de phyto-licence, numéro de compte bancaire, type d'entreprise, données d'achat (produits achetés, prix, quantités, moment de l'achat), données de l'entreprise (types de cultures, superficie) et données financières (limites de crédit, historique de crédit, factures impayées, état des rappels (dossiers de recouvrement, avocat)). Nous pouvons recueillir le nom, l'adresse e-mail, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données ci-dessus:

  • De vous-même, via des appels de vente, des formulaires (de commande), des contrats, des factures, via notre site Web ou des campagnes commerciales;

  • Via votre site internet, vos dossiers, ...;

  • Via des données accessibles au public (telles que les données du Moniteur belge, de la Banque carrefour des entreprises, de la Banque nationale, de Graydon et du service de renseignement 1207, ...;

  • Via d'autres sociétés du groupe, dont Arvesta Belgium appartient. Vous pouvez lire quelles entreprises ils sont sur https://arvesta.eu.

Pour quelles finalités traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour assurer le bon déroulement de notre relation commerciale et pour exécuter correctement les engagements souscrits. Concrètement, cela signifie que nous les utilisons pour, entre autres, garder une administration des prospects et des clients, rédiger et envoyer des factures et communiquer à leur sujet, traiter les commandes, exécuter les livraisons et communiquer à leur sujet et gérer la gestion des débiteurs (les factures ouvertes suivent envoyer des rappels). Nous effectuons ces traitements car cela est nécessaire à l'exécution de notre accord avec vous. Nous conservons des registres et gérons les débiteurs en fonction de notre intérêt légitime.

 Deuxièmement, nous pouvons également traiter vos données pour nous conformer à nos obligations légales découlant, entre autres, de la législation fiscale et comptable et de la réglementation sur les produits phytosanitaires et la sécurité alimentaire.

Nous traitons également vos données pour analyser les produits que vous avez achetés et les produits / services susceptibles de vous intéresser afin de personnaliser notre gamme et d'adapter nos communications à vous. En outre, nous effectuons également des analyses (statistiques) pour améliorer notre fonctionnement, nos services et nos produits. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Enfin, nous pouvons également traiter vos données pour vous informer par voie électronique et / ou par courrier sur nos produits, services et événements, pour du marketing direct ou pour créer des profils. En élaborant des profils, nous pouvons vous fournir des informations beaucoup plus ciblées et plus utiles. Vous ne recevrez des communications commerciales électroniques que si vous avez donné votre consentement explicite.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles seront supprimées.

​3​ Quelles données collectons-nous à votre sujet en tant que fournisseur ?

Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons les données suivantes: nom, adresse, numéro de TVA, numéro de téléphone portable, numéro de téléphone, e-mail, numéro de compte bancaire, langue, site Web du fournisseur. Nous pouvons recueillir le nom, l'adresse e-mail, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données ci-dessus:

  • De vous-même, par le biais d'appels commerciaux, de formulaires (de commande), de contrats, de factures, via notre site Web;

  • Via votre site internet, vos dossiers, ...;

  • Via des données accessibles au public (telles que les données du Moniteur belge, de la Banque carrefour des entreprises, de la Banque nationale, de Graydon et du service de renseignement 1207, ...;

  • Via d'autres sociétés du groupe, dont Arvesta Belgium appartient. Vous pouvez lire quelles entreprises ils sont sur https://arvesta.eu.

Pour quelles finalités traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour assurer le bon déroulement de notre relation commerciale et pour exécuter correctement les engagements souscrits. Concrètement, cela signifie que nous l'utilisons pour, entre autres, garder une administration fournisseur, préparer et envoyer les commandes, recevoir, traiter et payer les factures entrantes et communiquer à ce sujet. Nous effectuons ces traitements car cela est nécessaire à l'exécution de notre accord avec vous.

Deuxièmement, nous pouvons également traiter vos données pour nous conformer à nos obligations légales découlant, entre autres, de la législation fiscale et comptable et de la réglementation sur les produits phytosanitaires et la sécurité alimentaire.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles seront immédiatement supprimées.

​4​ Quelles données collectons-nous via notre site web ?

Dans cette section, nous vous expliquerons quelles données à caractère personnel vous concernant nous pouvons traiter via le site web, dans quel but et sur quelle base juridique. Nous vous informerons également sur le délai de conservation de vos données.

Formulaire de contact

Vous pouvez nous contacter via notre site web en utilisant le formulaire de contact en ligne. Si vous nous contactez de cette façon, nous recueillerons dans ce cadre votre prénom, votre nom, votre adresse électronique et la question que vous aurez posée ou tout autre commentaire que vous aurez formulé. Nous avons un intérêt légitime à collecter les informations que vous nous communiquez, et ce, pour répondre à votre message. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire pour répondre à vos questions ou vous fournir les informations demandées.  

Newsletters

Par le biais du site web, vous pouvez vous inscrire pour recevoir des e-mails contenant des informations sur nos produits, nos événements, des conseils, des astuces, etc. Pour vous abonner à la newsletter, nous recueillerons votre adresse électronique et la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les newsletters. Nous enverrons les newsletters sur la base de votre consentement. Si nous vous connaissons déjà parce que vous êtes par exemple un client, nous pouvons adapter les newsletters à votre type d'entreprise et aux activités de votre entreprise afin de les rendre plus pertinentes pour vous.

Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces newsletters. Vous trouverez la procédure à suivre pour ce faire sous le titre 7.

Événements

Nous organisons régulièrement des événements auxquels vous pouvez vous inscrire via le site web. Pour cet enregistrement, nous recueillons automatiquement votre prénom, votre nom et votre adresse électronique. Nous utilisons ces informations pour traiter votre inscription à l’événement, confirmer votre inscription, vous informer sur l’événement et, le cas échéant, répondre à vos questions. Vos données seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins susmentionnées. 

​5 Transférons-nous vos données à des tiers?

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers.Pour l’exécution de notre service et dans le cadre des finalités du traitement susmentionnées, nous pouvons partager vos données avec :

  • Les prestataires de services qui traitent vos données en notre nom et en faveur de nous (tels que des centres de données, des fournisseurs de services informatiques, les agences de publipostage,...). Nous avons conclu avec ces parties des conventions permettant de garantir la protection de vos données; 

  • Les entreprises du groupe Arvesta, dont nous faisons également partie. Découvrez quelles sont ces sociétés sur https://arvesta.eu. Ceci dans le but de centraliser la comptabilité clients et fournisseurs et à des fins de prospection. En ce qui concerne ce dernier, ces sociétés peuvent utiliser vos données à des fins de prospection et pour vous contacter au sujet de leurs produits et / ou services qui, selon nous/eux , pourraient vous intéresser car elles sont, par exemple, complémentaires aux produits / services que vous achetez déjà chez nous. Ils peuvent vous contacter à ce sujet Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce transfert de vos données et à leur utilisation par une ou plusieurs sociétés de notre groupe. Vous pouvez lire comment faire cela sous le titre 7;

  • le Gouvernement et des administrations publiques : afin de respecter nos obligations légales. Seules les données qui doivent être légalement communiquées seront partagées.

Dans des circonstances exceptionnelles, en cas de litiges ou d’autres incidents, il se peut que vos données à caractère personnel soient transmises à la police ou à d’autres instances judiciaires. Des cabinets d’avocats, des agences de recouvrement, des huissiers de justice, des compagnies d’assurances ou des banques pourront également accéder à une partie de vos données à caractère personnel dont ils peuvent avoir besoin pour nous assister dans le traitement d’un dossier, la réalisation de projets, etc.

Enfin, dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une scission (partielle) ou de toute autre transaction d’entreprise nous pouvons également partager et transférer vos données au tiers (par exemple acheteur, société absorbante, ...) impliqué dans cette transaction. Nous pouvons également partager vos données avec le tiers concerné et / ou ses conseillers dans le cadre d'une enquête sur (l'exécution) d'une telle transaction dans une éventuelle phase préliminaire. Dans un tel cas, nous nous assurons toujours de ne fournir que les données pertinentes et nécessaires à la recherche. Nous effectuons ces transferts sur la base de l'intérêt légitime car le tiers peut poursuivre les activités commerciales et le fonctionnement général de l'entreprise sur la base des données obtenues. De plus, ce dernier permet également de poursuivre les accords en cours avec les clients, les fournisseurs, ...

​6​ Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel.

Nous conservons notamment les données à caractère personnel que vous nous avez transmises dans des bases de données, des systèmes d’information et sur des serveurs accessibles uniquement au personnel habilité ou aux contractants qui doivent connaître ces données afin de pouvoir les traiter pour nous. En outre, nos membres du personnel ont connaissance de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives applicables en interne adoptées pour protéger vos données à caractère personnel. Ils sont également tenus de respecter la confidentialité de vos données.

​7 Comment pouvez-vous nous contacter pour exercer vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment et sans frais l’accès à vos données à caractère personnel. Vous avez en outre le droit de faire supprimer ou rectifier des données à caractère personnel inexactes, inappropriées, obsolètes ou incomplètes. Vous avez également le droit de nous demander, dans certains cas, de cesser temporairement d’utiliser vos données à caractère personnel pour un traitement particulier. 

Enfin, vous avez le droit de vous opposer à un traitement déterminé de vos données à caractère personnel. 

Si vous ne souhaitez plus recevoir d’e-mails à caractère commercial ou du courrier qui vous est personnellement adressé, par exemple des newsletters, des informations sur nos produits, des nouvelles concernant le responsable du traitement, etc., vous pouvez facilement vous désabonner de notre liste de diffusion. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’e-mails, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien prévu à cet effet au bas des e-mails. Vous pouvez également toujours nous contacter à cette fin en utilisant l’adresse électronique ci-dessous.

Vous devez envoyer votre demande par e-mail à privacy@arvesta.eu ou par courrier postal à l’adresse mentionnée sous le titre 1.

Cette demande doit contenir les éléments suivants : votre nom complet, votre adresse postale et votre adresse électronique et une description explicite de votre demande. Il vous sera peut-être demandé de fournir des informations supplémentaires afin de mieux préciser l’objet de votre demande ou de confirmer votre identité en cas de doute raisonnable, si nécessaire.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité correctement votre demande, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessus. Si vous n’obtenez pas le résultat souhaité, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle du pays dans lequel vous résidez habituellement. Pour les clients belges, il s’agit de l’Autorité de protection des données, pour les clients néerlandais, de l’« Autoriteit Persoonsgegevens » et, pour la France, de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). 

​8​ Modification de la présente déclaration

Si nous apportons des modifications à la présente déclaration de confidentialité, la version modifiée sera publiée ici, avec mention, en haut, de la date de révision. En cas de changements importants susceptibles de modifier substantiellement nos pratiques dans ce domaine, nous pourrons également vous en informer par d’autres moyens, notamment par l’envoi d’un e-mail ou la publication d’une communication sur notre site web avant l’entrée en vigueur de ces modifications.

Arvesta Belgium BV, division Hermoo
Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (Leuven) (Belgique)
BTW BE 0734.562.390
RPR Louvain
hermoo@hermoo.be